Règles de confirmation en deux étapes pour l’abonnement par e-mail

Règles de confirmation en deux étapes pour l’abonnement par e-mail

1 Objet et périmètre

Le présent document décrit la procédure utilisée par pilothousefurnish pour recueillir, vérifier et gérer l’accord des personnes qui demandent à recevoir ses communications par courrier électronique. Cette procédure concerne uniquement l’abonnement volontaire aux messages relatifs aux meubles de bureau, de salon, d’entrée et d’extérieur : informations sur les produits, les matériaux, les usages, l’entretien ou la disponibilité du catalogue.

L’achat d’un meuble, l’ouverture d’un panier, l’envoi d’une demande au service clientèle ou l’acceptation des conditions nécessaires à une commande ne vaut jamais abonnement. Le refus de s’abonner n’empêche ni l’accès au site ni la passation ou l’exécution d’une commande.

2 Principe de la double confirmation

L’inscription n’est valable qu’après deux actions successives accomplies par la personne concernée.

Première étape : la personne saisit elle-même son adresse électronique dans le formulaire d’abonnement et demande expressément l’envoi du message de vérification. Aucun choix précoché et aucune validation silencieuse ne sont utilisés.

Deuxième étape : un courrier de confirmation est envoyé à l’adresse indiquée. Il contient un lien individuel à usage unique. L’abonnement devient actif uniquement lorsque ce lien est utilisé. Le lien reste valable pendant 72 heures ; après son expiration, une nouvelle demande doit être déposée. L’absence de clic, la fermeture du message ou le silence ne constituent pas un accord.

Le message de confirmation sert exclusivement à vérifier la demande. Il identifie pilothousefurnish, rappelle l’objet de l’abonnement et indique comment ignorer une demande non initiée par le destinataire. Il ne demande jamais de mot de passe ni de donnée de paiement.

3 Données traitées et justification

Pour administrer l’abonnement, pilothousefurnish traite l’adresse électronique, la date et l’heure de la demande initiale, la date et l’heure de la confirmation, la source du formulaire, la version de l’information présentée et l’état de l’abonnement. Les journaux techniques strictement nécessaires à la sécurité et à la prévention des validations frauduleuses peuvent également enregistrer temporairement l’adresse IP et les caractéristiques techniques de la connexion.

Le traitement des messages d’abonnement repose sur l’accord libre et explicite du destinataire. Les éléments de preuve sont conservés afin d’établir que la demande et la confirmation ont bien été réalisées. Les données de commande, d’expédition ou de paiement ne sont pas ajoutées au fichier d’abonnement du seul fait d’un achat.

4 Utilisation limitée de l’adresse

L’adresse confirmée est utilisée par pilothousefurnish uniquement pour les communications décrites lors de l’inscription et pour la gestion technique de cet abonnement. Elle n’est ni vendue ni transmise à des tiers afin qu’ils adressent leurs propres sollicitations.

Shopify fournit l’infrastructure technique de la boutique et peut, pour le compte de pilothousefurnish, enregistrer le formulaire, l’état de confirmation et les opérations de désabonnement. Pilothousefurnish décide de la finalité et des règles d’utilisation des données ; Shopify intervient comme prestataire technique dans les limites des instructions nécessaires au fonctionnement de la boutique.

Les communications nécessaires à une commande — confirmation, suivi d’expédition, information sur la livraison, retour, remboursement ou traitement d’une réclamation — sont distinctes de l’abonnement. Elles peuvent être envoyées pour exécuter la demande du client même lorsque celui-ci n’est pas abonné ou s’est désabonné.

5 Identification et désabonnement

Chaque message d’abonnement indique clairement son expéditeur et son objet. Il comporte un lien de désabonnement directement accessible. Le destinataire n’a pas à ouvrir un compte, fournir un motif ou accomplir une formalité supplémentaire. L’utilisation de ce lien met immédiatement fin aux futurs envois relevant de l’abonnement ; une demande peut également être adressée à simplecare@pilothousefurnish.com.

La désinscription ne remet pas en cause les traitements déjà réalisés avant le retrait. Elle ne supprime pas non plus les informations qu’il reste nécessaire de conserver pour une commande en cours, un remboursement, une garantie ou une demande du client, ces opérations répondant à des finalités indépendantes.

6 Durées de conservation et suppression

Une demande qui n’est pas confirmée dans les 72 heures n’est pas intégrée à la liste active. L’adresse et le jeton associés sont supprimés des systèmes d’inscription au plus tard dans les 30 jours, sauf journal technique nécessaire à l’analyse d’une tentative abusive.

Pour un abonnement confirmé, l’adresse et la preuve de l’accord sont conservées jusqu’au désabonnement ou pendant trois ans à compter du dernier contact actif provenant du destinataire. La seule ouverture d’un message ne prolonge pas cette durée. À son terme, l’adresse est retirée de la liste active et les données non nécessaires sont supprimées ou rendues anonymes.

Après un désabonnement, l’adresse peut être transformée en empreinte non réversible et placée pendant trois ans dans une liste d’exclusion à accès limité. Cette mesure a pour seul but d’éviter une réinscription ou un nouvel envoi non sollicité. Les journaux de sécurité sont supprimés ou anonymisés au plus tard douze mois après leur création, sauf nécessité liée à un incident documenté.

7 Sécurité et responsabilité des parties

Pilothousefurnish limite l’accès aux données aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour administrer l’abonnement. La transmission est protégée, les liens de confirmation sont individuels et les accès administratifs sont contrôlés. Les messages couverts par ces règles n’intègrent pas de pixel invisible ni de suivi individuel de l’ouverture ou des clics, hormis l’enregistrement indispensable du clic de confirmation ou de désabonnement.

Le demandeur doit utiliser une adresse qu’il contrôle et ne doit pas inscrire un tiers sans son accord. Si une personne reçoit une confirmation qu’elle n’a pas demandée, elle doit simplement ne pas cliquer sur le lien ; elle peut aussi signaler l’incident au service clientèle. La réception du message de vérification ne signifie pas que l’adresse est abonnée.

Pilothousefurnish demeure responsable du choix des données, du respect de l’accord exprimé, du traitement des retraits et des mesures correctives. Le prestataire technique répond de la sécurité et de l’exécution des opérations placées sous son contrôle, conformément aux instructions reçues. Une défaillance technique signalée n’autorise pas la reprise des envois après un désabonnement.

8 Droits de la personne abonnée

Toute personne peut demander l’accès aux données associées à son abonnement, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement ou, lorsque les conditions sont réunies, leur transmission dans un format exploitable. Elle peut retirer son accord à tout moment, sans frais.

La demande doit être adressée à simplecare@pilothousefurnish.com en indiquant l’adresse concernée et la nature de l’opération souhaitée. Une vérification proportionnée de l’identité peut être demandée lorsqu’un doute raisonnable existe, sans collecte excessive. Une réponse est apportée dans un délai maximal d’un mois à compter de la réception d’une demande complète. En cas de complexité ou de demandes nombreuses, ce délai peut être prolongé de deux mois ; l’intéressé en est informé pendant le premier mois. Le désabonnement, lui, prend effet immédiatement. La personne peut également saisir la CNIL si elle estime que sa demande n’a pas été traitée correctement.

9 Évolution du dispositif

Toute modification portant sur l’objet des messages ou l’usage de l’adresse exige une information claire. Si cette modification dépasse l’accord initial, une nouvelle confirmation est recueillie avant tout envoi correspondant. Une modification de ces règles ne transforme jamais une adresse non confirmée en abonnement actif.

10 Contact

Pilothousefurnish

Adresse électronique : simplecare@pilothousefurnish.com

Téléphone : +81 709 211 47 68

Adresse postale : 150 Shinjonakamachi, Nagahama, préfecture de Shiga 526-0012, Japon

Horaires du service clientèle : du lundi au vendredi, de 9 h 00 à 17 h 30. Aucun service le week-end ni les jours fériés français.